Fra gjennomførte tilbud til fakturaer – slik fungerer fakturering i ExusTrans
Faktureringsflyten i ExusTrans er utviklet for å eliminere manuelle feil, forebygge tvister og gi tydelig økonomisk dokumentasjon for alle gjennomførte transporttjenester.
Oversikt over ExusTrans sin faktureringsflyt
Hver faktura på ExusTrans genereres basert på verifiserte plattformdata. Dette sikrer at kun fullførte og bekreftede transportoppdrag tas med i faktureringen.
- 🚛 Transportoppdrag fullføres
- 💬 Tilbudet bekreftes i chat
- 📁 Tilbudet lagres som Gjennomført tilbud
- 🧑💼 Administrator gjennomgår faktureringsperioden
- 🧾 Faktura genereres
- 📄 PDF utstedes og lagres
Trinn 1: Transporttilbud fullføres i chat
Når leveringen er gjennomført, bekrefter begge parter fullføringen i ExusTrans sitt chatsystem. Denne bekreftelsen representerer den offisielle avslutningen av transporttjenesten.
- 📱 Bekreftelse gis i chat
- 📦 Leveringsstatus verifiseres
- 💬 Endelig pris og kostnader bekreftes
- 🔒 Registreringen låses for fakturering
Kun tilbud som er fullt ut bekreftet av begge parter kan gå videre til faktureringsfasen.
Trinn 2: Fullførte tilbud lagres som Gjennomførte tilbud
Etter bekreftelse lagres hver fullførte transport i systemet som et Gjennomført tilbud. Denne registreringen blir den offisielle økonomiske referansen for fakturering.
- 📌 Plassering: Min profil → Gjennomførte tilbud
- 🧾 Endelig avtalt pris
- 🛣️ Godkjente bompenger og tillegg
- 📍 Rute- og leveringsdetaljer
- 🕒 Tidsstempel for fullføring
Gjennomførte tilbud kan ikke redigeres etter bekreftelse. Dette sikrer integritet i faktureringen og hindrer endringer i ettertid.
Trinn 3: Validering og forberedelse til fakturering
Før fakturagenerering validerer systemet automatisk alle Gjennomførte tilbud for å sikre konsistente data.
- 🔍 Verifisering av fullføringsstatus
- 📄 Validering av priser og kostnader
- 🏢 Kontroll av selskapsopplysninger
- 💶 MVA- og landverifisering
- ⚠️ Oppdagelse av manglende informasjon
Tilbud som ikke består valideringen ekskluderes midlertidig inntil de er korrigert.
Trinn 4: Administrator genererer fakturaer to ganger per måned
Fakturaer på ExusTrans genereres av administratorer i henhold til faste faktureringssykluser. Dette sikrer forutsigbare regnskapsperioder.
- 📅 Periode 1: 1. – 14. i måneden
- 📅 Periode 2: 15. – månedsslutt
- 📊 Kun validerte Gjennomførte tilbud inkluderes
- 🧠 Automatisk gruppering per kunde og transportør
Denne sentraliserte genereringsprosessen sikrer konsistens og etterlevelse av regelverk.
Trinn 5: Automatisk provisjonsberegning
ExusTrans anvender en standard plattformprovisjon på transportørtjenester. Provisjonen beregnes automatisk og transparent.
- 🧮 Standard sats: 20%
- 📌 Anvendes på netto transportpris
- ✅ Inkluderes i kundens faktura
- 📄 Synlig i fakturadokumentene
Dette systemet forebygger feil prising og sikrer at transportører alltid beregner tilbud korrekt.
Trinn 6: MVA- og skatteregler anvendes automatisk
Under fakturautstedelse fastsetter systemet korrekt MVA-behandling basert på selskapslokasjon og registreringsdata.
- 🇧🇪 Belgisk MVA (21%) når relevant
- 🇪🇺 Omvendt avgiftsplikt i EU
- 🌍 Utenfor EU – utenfor avgiftsområdet
- 📑 Juridiske referanser legges til
Denne prosessen sikrer at fakturaer er i samsvar med belgiske og europeiske regelverk.
Trinn 7: PDF-fakturaer genereres
Etter beregning og validering genererer ExusTrans automatisk juridisk gyldige PDF-fakturaer.
- 🧾 Unikt fakturanummer
- 🏢 Selskapsidentifikasjon
- 💶 Prisfordeling
- 📑 MVA-merknader
- 📆 Utstedelsesdato og periode
Disse PDF-dokumentene egner seg for regnskap, revisjon og finansiell rapportering.
Trinn 8: Tilgang til og nedlasting av fakturaer
Alle genererte fakturaer lagres sikkert i brukerkontoer og er tilgjengelige når som helst.
- 👤 Plassering: Min profil → Fakturaer
- ⬇️ PDF-nedlasting med ett klikk
- 📊 Sporing av fakturastatus
- 📁 Historisk arkiv
Brukere anbefales å laste ned og arkivere fakturaer for egne regnskapsopplysninger.
Fordeler med ExusTrans sitt faktureringssystem
Den automatiserte faktureringsflyten gir betydelige fordeler for både kunder og transportører.
- ✅ Redusert administrativ arbeidsbelastning
- ✅ Transparent prising
- ✅ Lavere risiko for tvister
- ✅ Dokumentasjon klar for revisjon
- ✅ Forutsigbare faktureringssykluser
❓ Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Når blir et tilbud et Gjennomført tilbud?
Et tilbud blir et Gjennomført tilbud etter at transporten er fullført og begge parter bekrefter leveringen i chat.
Hvor kan jeg se mine Gjennomførte tilbud?
Du finner alle fullførte oppdrag i Min profil → Gjennomførte tilbud.
Kan jeg redigere et Gjennomført tilbud etter bekreftelse?
Nei. Gjennomførte tilbud låses etter bekreftelse for å sikre transparent og pålitelig fakturering.
Hvor ofte genereres fakturaer?
Fakturaer genereres to ganger per måned: fra 1. til 14. og fra 15. til månedsslutt.
Hvem genererer fakturaene?
Fakturaer genereres av ExusTrans-administratorer basert på verifiserte data fra Gjennomførte tilbud.
Er alle fullførte tilbud inkludert i neste faktura?
Ja. Alle validerte Gjennomførte tilbud innenfor faktureringsperioden inkluderes i neste faktura.
Hvordan anvendes provisjonen på 20%?
Provisjonen beregnes automatisk på transportørens nettopris og inkluderes i den endelige fakturaen.
Når beregnes MVA?
MVA beregnes automatisk under fakturagenerering basert på selskapslokasjon og MVA-registreringsdata.
Når opprettes PDF-fakturaen?
PDF-fakturaer genereres umiddelbart etter at faktureringssyklusen er fullført og godkjent.
Hvor kan jeg laste ned fakturaene mine?
Alle fakturaer er tilgjengelige i Min profil → Fakturaer og kan lastes ned når som helst.
Hva skjer hvis mitt Gjennomførte tilbud inneholder feil informasjon?
Du bør kontakte ExusTrans support umiddelbart. Korrigeringer kan kun gjøres før faktura genereres.
Hvorfor mangler mitt Gjennomførte tilbud på fakturaen?
Et Gjennomført tilbud kan være ekskludert dersom det er ufullstendig, under vurdering eller mangler påkrevde data.
Kan jeg motta fakturaer oftere?
Nei. Fakturaer utstedes i henhold til faste faktureringssykluser for å sikre konsistent regnskapsføring.
Hvor lenge lagres fakturaer på ExusTrans?
Fakturaer lagres sikkert i kontoen din og forblir tilgjengelige i tråd med lovpålagte oppbevaringskrav.
Må jeg oppbevare egne kopier av fakturaene?
Ja. Brukere er ansvarlige for å laste ned og arkivere fakturaer for egne regnskaps- og skatteopplysninger.
Konklusjon
Fra bekreftelse i chat til endelig levering av PDF håndterer ExusTrans hele faktureringsprosessen på en strukturert og transparent måte. Ved å bruke Gjennomførte tilbud som eneste sannhetskilde, anvende automatisk provisjon og MVA-regler og generere samsvarende dokumenter, sikrer plattformen pålitelig fakturering for alle brukere.
eXus Dev